Een reorganisatie is niet leuk voor zowel werkgevers als werknemers. Het gaat immers gepaard met veel veranderingen binnen een organisatie. Het is dus van belang om een herstructurering goed voor te bereiden en een plan van aanpak op te stellen. Vervolgens kun je het bekendmaken. Hoe je de communicatie bij een reorganisatie aanpakt vertellen we je in dit blog.
In dit blog:
- Heb oog voor je werknemers
- Plan persoonlijke gesprekken
- Communicatie bij reorganisatie
- Een voorlopig ontslag aanvragen bij het UWV
- Collectief ontslag aanvragen
Heb oog voor je werknemers
Organisatieveranderingen gaan gepaard met veel onzekerheden en vragen bij werknemers. Zo is het in sommige gevallen plotseling onzeker of hun functie wel blijft bestaan of dat hun functie komt te vervallen. Door deze onzekerheden en vragen van werknemers kan er onnodig veel tijd zitten in een reorganisatie.
Het is daarom van cruciaal belang om meteen vanaf het begin de communicatie bij een reorganisatie goed aan te pakken. Dit zorgt er ook voor dat de mogelijk negatieve impact op de werkomgeving geminimaliseerd wordt en dat er meer betrokkenheid is vanuit werknemers. Daarnaast laat je ermee zien oog te hebben voor je werknemers. Enkele tips om de veranderingen in een organisatie te communiceren zijn:
- Zorg voor een logisch en goed communicatieplan om de organisatieverandering te communiceren. Geef hierin alle betrokken partijen een rol.
- Communiceer vervolgens transparant en concreet over de plannen. Waarom is een reorganisatie nodig? Welke veranderingen komen er binnen de organisatie? En wat zijn de voordelen? Zo laat je jouw werknemers zien dat je het professioneel aanpakt en jij je aan de afspraken houdt.
- Blijf een betrokken en betrouwbare gesprekspartner. Laat werknemers bijvoorbeeld hun frustraties uiten in persoonlijke gesprekken.
- Begin tijdig met de communicatie bij een reorganisatie. Het wordt gewaardeerd als werknemers op de hoogte worden gesteld voordat grote veranderingen plaatsvinden.
Plan persoonlijke gesprekken
Als er helaas één of meerdere werknemers ontslagen worden bij een reorganisatie, is het verstandig om deze werknemers als eerste in een persoonlijk gesprek in te lichten. Hierdoor zal de onzekerheid onder jouw werknemers een stuk minder zijn. In deze gesprekken kun je vervolgens ook het beëindigingsvoorstel voorleggen en uitleggen waarom de veranderingen in de organisatie noodzakelijk zijn. Stel jouw werknemers ook op de hoogte van hun rechten bij ontslag door een reorganisatie.
Denk er daarnaast over na of je outplacement aan wilt bieden. Dit is een speciaal begeleidingstraject dat jouw werknemers helpt zo snel mogelijk een nieuwe baan te vinden bij een andere werkgever. Het aanbieden van een outplacementtraject laat zien dat je oog hebt voor jouw werknemers en op een goede manier uit elkaar wilt gaan.
Communicatie bij reorganisatie
Wanneer de ontslagen werknemers zijn geïnformeerd, is het tijd om de reorganisatie te communiceren naar de rest van de werknemers. Leg hierbij uit waarom de organisatieveranderingen nodig zijn en wat de effecten hiervan zullen zijn. Belangrijk is ook om over het proces en de planning van de reorganisatie te communiceren. Jouw werknemers weten hierdoor wat ze kunnen verwachten en komen zo niet voor verrassingen te staan.
De communicatie bij een reorganisatie dient vooral om te informeren en werknemers gerust te stellen en te betrekken bij het proces. Een goed doordachte en doelgerichte communicatie kan de impact van de reorganisatie op de werknemerservaring flink verbeteren. Daarnaast is het een teken van goed werkgeverschap.
Wees transparant
Hierboven vertelden we al waarom het belangrijk is om over de planning en het proces te communiceren bij een reorganisatie. Wees dus transparant over de stappen die komen kijken bij een reorganisatie. Niet alleen weten werknemers zo wat ze kunnen verwachten, het zorgt er ook voor dat alle neuzen dezelfde kant op staan.
Daarnaast neem je dankzij transparante communicatie onzekerheden weg en behoud je het vertrouwen. Enkele tips voor een transparante communicatie bij een reorganisatie:
- Kondig de reorganisatie vroeg aan. Dit geeft werknemers de tijd om het te verwerken en eventuele vragen te verzamelen. Plan ook een moment waarop werknemers deze vragen kunnen stellen.
- Betrek de werknemers die blijven bij de reorganisatieplannen. Wees hierbij open over het gehele proces.
- Communiceer over de reorganisatie vanuit de beleving van je werknemers. Laat begrip zien over hoe zij zich voelen en vergeet hierbij ook ontslagen werknemers niet.
- Wees eerlijk over zaken die je op dat moment nog niet weet.
- Houd werknemers op de hoogte van de planning en wanneer er nieuwe informatie over de reorganisatie wordt gecommuniceerd.
- Blijf ook communiceren na de doorvoering van de reorganisatie. Check hoe werknemers zich voelen na de veranderingen en bied ondersteuning waar nodig.
Naast transparant communiceren bij een reorganisatie is het belangrijk om ook menselijk te communiceren. Vermijd zakelijke en vage termen en zeg waar het op staat. Wanneer je betrokkenheid en vertrouwen uitstraalt, zorgt dit voor begrip en acceptatie bij werknemers.
Een voorlopig ontslag aanvragen bij het UWV
Wanneer je werknemers bij een reorganisatie wilt ontslaan, moet je in veel gevallen een verzoek indienen bij het UWV om toestemming te kunnen krijgen voor het ontslag. Dit geldt vooral voor ontslagen om bedrijfseconomische redenen. Het aanvragen van voorlopige ontslagen bij het UWV is onder andere nodig ter bescherming van werknemersrechten, als juridische verplichting en om te bepalen of de ontslaggronden rechtvaardig zijn.
Collectief ontslag aanvragen
Helaas kunnen er ook veel ontslagen tegelijk vallen. Wanneer dit het geval is spreken we van een collectief ontslag en treedt de wet melding collectief ontslag in werking. Dit houdt in dat het UWV en de vakbond(en) op de hoogte worden gesteld en geraadpleegd zullen moeten worden. Je moet dan ook bij hen communiceren over de reorganisatie. Wanneer je deze meldingsplicht niet naleeft kunnen jouw werknemers het ontslag terugdraaien.
Een outplacementtraject aanbieden
Wanneer er ontslagen vallen als gevolg van een reorganisatie kun je als werkgever een outplacementtraject aanbieden. Hierbij worden werknemers begeleid bij het vinden van een nieuwe baan bij een andere werkgever. Wanneer je dit tijdig aanbiedt bij werknemers laat je zien dat je oog voor ze hebt en op een goede manier uit elkaar wilt gaan.
CareerAdvisor is een outplacementbureau dat zich inzet bij het vinden van een passende baan voor jouw werknemers. Wij nemen de zorg voor je werknemers op ons door hen te begeleiden in hun zoektocht naar talenten, drijfveren en mogelijkheden. Hierbij is groepsoutplacement bij collectief ontslag ook mogelijk. Benieuwd naar wat we voor jou kunnen betekenen? Download onze brochure voor werkgevers of neem vrijblijvend contact met ons op!
